1. Zakupu usług i dostaw dokonuje komisja, którą powołuje się w miarę potrzeb wynikających z kalendarza zamówień.
2. Jeżeli nie jest wymagane przeprowadzenie procedury zgodnie z prawem zamówień publicznych, komisja powinna mieć na uwadze ogólne zasady konkurencyjności i przeprowadzić postępowanie zgodnie z poniższymi punktami.
3. Postępowanie powinno objąć następujące etapy:
3.1. Ogłoszenie
Ogłoszenie stanowi zaproszenie do składania ofert i może zostać złożone za pośrednictwem środków masowego przekazu albo w inny sposób. Ogłoszenie może być kierowane do nieoznaczonego adresata poprzez jego zamieszczenie na stronie internetowej Związku lub mieć charakter ograniczony, gdy uczestnikami postępowania mogą być tylko podmioty spełniające określone przesłanki, ewentualnie zamknięty, gdy uczestnikami mogą być tylko podmioty indywidualnie zaproszone do udziału. Charakter ogłoszenia powinien być dobrany odpowiednio do przedmiotu postępowania.
Ogłoszenie powinno określać czas, miejsce oraz przedmiot postępowania oraz jego warunki. Podanie czasu to wskazanie terminu składania ofert oraz terminu zakończenia postępowania (a więc rozpatrzenia ofert i rozstrzygnięcia postępowania). Miejsce obejmuje miejscowość i adres, gdzie uczestnicy powinni składać swoje oferty. W razie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej należy wskazać adres internetowy, pod który oferty powinny być kierowane. Przedmiot to określenie rodzaju i treści umowy. Warunki mogą obejmować postanowienia odnoszące się do przesłanek warunkujących uczestnictwo w postępowaniu, samej procedury, sposobu i zasad dokonywania poszczególnych czynności w jej toku.
W ogłoszeniu należy zastrzec, że postępowanie może zostać zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert oraz że ogłoszenie, a także warunki postępowania mogą być zmienione lub odwołane.
3.2. Wybór oferty
Przy wyborze oferty należy brać pod uwagę ogół kryteriów, świadczących o najkorzystniejszych warunkach realizacji zakupu, a w szczególności cenę, wybór godnego zaufania kontrahenta, reprezentującego wysoki stopień profesjonalności, dysponującego najlepszymi środkami osobowymi i technicznymi, i w efekcie gwarantującego najwyższy stopień staranności przy wykonywaniu umowy, sposób i stopień zabezpieczenia umowy.
3.3. Zawarcie umowy i zamknięcie postępowania
Zawarcie umowy następuje zgodnie z zasadami reprezentacji Związku. Postępowanie może zostać zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert. Komisja obowiązana jest niezwłocznie powiadomić uczestników postępowania o jego wyniku albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru i zamieścić stosowną informację na stronie internetowej Związku.